Klienci pytają mnie o to coraz częściej, zwykle półżartem: „panie Mariuszu, a pana jeszcze AI nie zastąpiło?". Odpowiadam zgodnie z prawdą. Nie zastąpiło, ale używam go codziennie. Po 30 latach w księgowości wiem jedno: przepisy zmieniają się dziś szybciej niż kiedykolwiek i samo „bycie na bieżąco" stało się osobną pracą. AI tę pracę skraca. Pod warunkiem, że wiesz, jak pytać, i że niczego nie bierzesz z niego na wiarę.

Do czego AI nadaje się w księgowości

W praktyce wygląda to tak: prowadzę firmy z różnych światów. JDG na ryczałcie, mechanik na KPiR, rolnik na KRUS z działalnością obok, firma, która właśnie przekroczyła 25 etatów i pierwszy raz słyszy o PFRON. Każdy z tych światów ma własny strumień zmian: inne terminy, inne progi, inne formularze.

Kiedyś śledzenie tego wyglądało tak, że co tydzień przeglądało się biuletyny, prasę branżową i strony urzędów. Dziś dobrze skonfigurowany asystent AI robi pierwsze sito: znajduje, co się zmieniło, i podaje, gdzie to jest napisane. Trzy przykłady z ostatnich miesięcy z mojego biura:

  • Wakacje składkowe ZUS. Przedsiębiorca może raz w roku nie zapłacić składek społecznych za jeden wybrany miesiąc. Wniosek RWS składa się tylko elektronicznie, w miesiącu poprzedzającym ten wolny, a zwolnienie nie obejmuje składki zdrowotnej. W czerwcu 2026 ZUS podmienił formularz na nową wersję z polem o klasyfikację PKD. Taką zmianę łatwo przegapić, a AI wyłapał ją z komunikatu w ciągu jednego zapytania.
  • KRUS. Składki rolnicy płacą kwartalnie, w terminach do 31 stycznia, 30 kwietnia, 31 lipca i 31 października, a gdy termin wypada w dzień wolny, przesuwa się na pierwszy dzień roboczy. Brzmi banalnie, ale klient z RHD i działalnością obok pyta też o limity dorabiania, a te potrafią się zmieniać.
  • PFRON. Obowiązek wpłat pojawia się, gdy firma przekracza 25 etatów w przeliczeniu na pełny wymiar i nie osiąga 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością. Deklarację składa się do 20. dnia następnego miesiąca. Dla firmy, która rośnie, to próg, o którym nikt jej wcześniej nie powiedział.

Zwróć uwagę, co łączy te przykłady. AI nie podjęło żadnej decyzji. Znalazło informację, wskazało źródło i oszczędziło mi godzinę przekopywania stron urzędowych.

Dedykowany projekt zamiast ogólnego czatu

Jest różnica między wpisaniem pytania w darmowy czat a pracą na przygotowanym projekcie. W dedykowanym projekcie asystent ma na stałe wgrane instrukcje: odpowiadaj tylko na podstawie oficjalnych źródeł, zawsze podawaj adres strony i datę publikacji, a jak nie wiesz, to powiedz, że nie wiesz. Ma też kontekst: że pytam jako księgowy obsługujący małe firmy, więc interesuje mnie JDG i mały pracodawca, a nie spółka giełdowa.

Taki projekt buduje się raz, a potem oszczędza czas przy każdym pytaniu. Ogólny czat za każdym razem zaczyna od zera i za każdym razem trzeba go pilnować od nowa.

Jak pytać, żeby dostać prawdę, a nie zgadywankę

Tu jest sedno, bo większość rozczarowań AI bierze się ze zbyt ogólnych pytań. Porównaj:

Źle: „Jakie są składki ZUS?"

Na tak zadane pytanie dostaniesz odpowiedź, która może dotyczyć zeszłego roku, dużego ZUS-u zamiast preferencyjnego albo w ogóle być zmyślona.

Dobrze: „Jaka jest podstawa wymiaru i łączna kwota składek społecznych dla JDG na preferencyjnym ZUS w 2026 roku? Odpowiedz wyłącznie na podstawie zus.pl lub biznes.gov.pl, podaj link do strony i datę jej publikacji. Jeśli nie znajdziesz aktualnej informacji, napisz to wprost."

Kilka wzorów zapytań, które sprawdzają się u mnie:

  1. O zmiany: „Co zmieniło się w [wakacjach składkowych ZUS] między styczniem a sierpniem 2026? Wypisz każdą zmianę osobno z datą wejścia w życie i linkiem do komunikatu urzędu."
  2. O terminy: „Podaj terminy płatności składek KRUS za wszystkie kwartały 2026 roku z uwzględnieniem przesunięć o dni wolne. Źródło: krus.gov.pl."
  3. O progi: „Od ilu etatów firma ma obowiązek wpłat na PFRON, jak liczy się wskaźnik 6% i do kiedy składa się deklarację? Podaj podstawę prawną."
  4. Kontrolne: „Sprawdź, czy ta informacja jest nadal aktualna na dziś: [wklejam odpowiedź sprzed miesiąca]. Jeśli coś się zmieniło, wskaż co."

Wspólny mianownik: konkret, rok, grupa, której dotyczy pytanie, wymóg źródła i daty oraz jawne pozwolenie na odpowiedź „nie wiem". To ostatnie brzmi niepozornie, a robi największą różnicę, bo model przestaje zgadywać.

Czego AI nie zrobi i dlaczego to dobrze

Po pierwsze, AI potrafi zmyślać. Poda kwotę, która wygląda wiarygodnie, doda pewny siebie ton i będzie to kompletna bzdura. Dlatego w moim biurze każda liczba z AI ma status „do sprawdzenia", dopóki nie zobaczę jej w oficjalnym źródle. Bez wyjątków, nawet gdy się spieszę.

Po drugie, AI nie zna Twojej sytuacji. Wie, jakie są zasady wakacji składkowych, ale nie wie, że akurat Tobie nie opłaca się z nich korzystać, bo w tym samym miesiącu planujesz zwolnienie lekarskie i podstawa zasiłku ma znaczenie. Takie rzeczy wychodzą w rozmowie, nie w czacie.

Po trzecie, odpowiedzialność. Za błąd w rozliczeniu odpowiada biuro, nie model językowy. Ta odpowiedzialność wymusza weryfikację i to jest zdrowy układ: AI przyspiesza dojście do informacji, człowiek ją sprawdza i podpisuje się pod decyzją.

Co z tego ma klient biura

Krótko: szybszą i pewniejszą odpowiedź. Kiedy dzwonisz z pytaniem, czy łapiesz się na wakacje składkowe albo czy po przekroczeniu 25 etatów masz obowiązek wobec PFRON, nie potrzebuję dnia na szukanie. Trop mam w kilka minut, weryfikację w źródle robię od ręki i oddzwaniam z odpowiedzią, za którą biorę odpowiedzialność.

Zmiany w przepisach i tak Cię znajdą. Różnica polega na tym, czy dowiesz się o nich przed terminem, czy po nim. Jeśli chcesz, żeby ktoś pilnował tego za Ciebie, odezwij się. A jeśli wolisz samodzielnie trzymać rękę na pulsie, zajrzyj do naszego kalendarza terminów podatkowych na 2026 rok i wpisu o składce zdrowotnej przy JDG.

Pytania i odpowiedzi

Warto też wiedzieć

Czy księgowi naprawdę używają AI?

Coraz częściej tak, ale jako narzędzia do wyszukiwania i porównywania informacji, nie do podejmowania decyzji. W naszym biurze AI pomaga szybciej trafić na zmianę przepisów, a każdą kwotę i termin i tak sprawdzamy w oficjalnym źródle: ZUS, KRUS, PFRON albo podatki.gov.pl.

Czy AI może się pomylić w sprawach podatkowych?

Tak, i to pewnie. Modele językowe potrafią podać nieaktualną stawkę albo zmyślić kwotę, która brzmi wiarygodnie. Dlatego zasada jest prosta: AI wskazuje trop, człowiek weryfikuje w źródle. Odpowiedzi bez podanego źródła i daty traktujemy jak plotkę.

Czy dane mojej firmy trafiają do AI?

W naszym biurze nie. Do wyszukiwania zmian w przepisach żadne dane klientów nie są potrzebne. Pytania dotyczą przepisów, nie konkretnych firm, więc do czatu nie trafiają nazwy, NIP-y ani kwoty z ksiąg.

Czy AI zastąpi księgowego?

Wyszukiwanie informacji tak, odpowiedzialność nie. Aplikacja nie zada pytania, czy dany koszt na pewno chcesz księgować, i nie stanie za Ciebie przed urzędem w razie kontroli. AI skraca drogę do informacji, a decyzja i odpowiedzialność zostają po stronie księgowego.