Umowa z biurem rachunkowym: 7 rzeczy, które warto sprawdzić przed podpisaniem

Umowa z biurem rachunkowym to nie formalność do podpisania „w ciemno". To ona określa, kto za co odpowiada i kiedy. Poniżej siedem punktów, na które warto spojrzeć w każdej umowie księgowej, na przykładzie zasad, które stosujemy u siebie.

1. Zakres usług, co dokładnie robi biuro

Dobra umowa wymienia konkretne czynności, a nie ogólne „prowadzenie księgowości". U nas to m.in.: prowadzenie KPiR lub ewidencji ryczałtu, rejestry VAT i wysyłka JPK_V7, dokumentacja ZUS (DRA, RCA, RSA, zgłoszenia ZUA/ZZA/ZCNA), zeznania roczne PIT oraz wnioski do ZUS i PFRON.

2. Terminy dostarczania dokumentów

To najważniejszy obowiązek po Twojej stronie. W naszej umowie dokumenty za dany miesiąc dostarczasz do 5. roboczego dnia kolejnego miesiąca, osobiście przy ul. Żerańskiej 14/2, e-mailem albo przez panel klienta. Im wcześniej, tym spokojniej.

3. Kiedy i jak dostaniesz kwoty do zapłaty

Biuro zamyka ewidencję i do 20. dnia miesiąca przekazuje kwoty zobowiązań: podatek dochodowy, składki ZUS, ewentualny VAT. U nas dostajesz je SMS-em lub e-mailem, wraz z informacją, gdy nic nie trzeba płacić.

4. Terminy płatności podatków

Warto, żeby umowa je przypominała: składki ZUS i zaliczka PIT do 20., a VAT do 25. dnia miesiąca. To Ty robisz przelew, biuro pilnuje wyliczeń i wysyłki deklaracji.

5. Jak rozliczane jest wynagrodzenie biura

Sprawdź, czy cennik jest jawny. U nas wynagrodzenie naliczane jest zgodnie z cennikiem po wykonaniu usług, na podstawie faktury. Płatność przelewem lub gotówką w biurze. Bez opłat wstępnych i bez „wyceny po rozmowie".

6. Wypowiedzenie i rozwiązanie umowy

Umowa jest na czas nieokreślony, z miesięcznym okresem wypowiedzenia liczonym od pierwszego dnia miesiąca po złożeniu wypowiedzenia. Bez kar umownych za rezygnację. Biuro może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia m.in. przy braku płatności przez 2 miesiące lub braku kontaktu przez ponad 2 miesiące, to standardowe zabezpieczenie.

7. Odpowiedzialność i dokumentacja

Ewidencje i księgi przechowuje biuro, a ich wydanie następuje wyłącznie do rąk przedsiębiorcy lub osoby upoważnionej, za potwierdzeniem. Biuro odpowiada za dokumenty dostarczone w terminie, dlatego punkt 2 jest tak ważny.

Podsumowanie

Zanim podpiszesz umowę z jakimkolwiek biurem, sprawdź: zakres usług, termin dostarczania dokumentów, sposób informowania o kwotach, jawność cennika i okres wypowiedzenia. Chcesz zobaczyć, jak to działa u nas? Zadzwoń: 602 299 759 albo przeczytaj o przeniesieniu księgowości z innego biura.