KSeF: od kiedy obowiązkowy i co musi zrobić mała firma

KSeF to największa zmiana w fakturowaniu od lat: koniec z fakturami PDF wysyłanymi mailem, wszystko przechodzi przez centralny system Ministerstwa Finansów. Harmonogram wejścia obowiązku był kilkukrotnie przesuwany, aktualne terminy zawsze potwierdzamy klientom indywidualnie, ale mechanika systemu jest już przesądzona i warto się przygotować wcześniej.

Jak to będzie działać

• Fakturę wystawiasz w programie (albo w bezpłatnej aplikacji MF), a system nadaje jej numer KSeF i dopiero wtedy jest formalnie wystawiona.
• Kontrahent odbiera fakturę z systemu, nie z maila. Nie ma „zgubionych" faktur.
• Urząd widzi faktury w czasie rzeczywistym, znikają wezwania o JPK na żądanie, ale też kończy się „poprawianie" dokumentów po fakcie.

Kolejność wchodzenia obowiązku

Obowiązek wchodzi etapami: najpierw najwięksi podatnicy VAT, potem pozostali czynni vatowcy, na końcu firmy zwolnione z VAT. Między etapami są miesiące różnicy, mała firma ma więc czas, ale kontrahenci-vatowcy zaczną wymagać faktur w KSeF wcześniej, niż obejmie Cię formalny obowiązek.

Co zrobić w małej firmie (checklista)

1. Sprawdź swój program do fakturowania, czy ma integrację z KSeF. Większość popularnych aplikacji już ją oferuje.
2. Uporządkuj dane kontrahentów, NIP-y muszą być poprawne, bo to po nich system kieruje faktury.
3. Ustal uprawnienia, do wystawiania faktur w KSeF w imieniu firmy trzeba nadać dostęp (np. księgowej). Robimy to z klientami zawczasu.
4. Przećwicz obieg kosztów, faktury zakupowe też będą w systemie; trzeba ustalić, kto je pobiera i przekazuje do księgowości.

Co to zmienia we współpracy z biurem

Paradoksalnie, na plus. Dokumenty sprzedażowe i kosztowe będziemy pobierać prosto z KSeF, więc znika noszenie segregatorów. Nasi klienci przejdą na KSeF w ramach abonamentu, bez dodatkowych opłat wdrożeniowych. Jeśli chcesz przygotować firmę wcześniej, odezwij się, ustawimy wszystko krok po kroku.