„Kolega z branży mówi, że ryczałt jest najprostszy", słyszymy to często. Tyle że kolega może mieć inną strukturę przychodów, na przykład salon fryzjerski, gdzie ryczałt zwykle się opłaca. W warsztacie decydują części.

Dlaczego koszty przesądzają sprawę

Na ryczałcie płacisz podatek od całego przychodu, także od wartości części, które kupiłeś i wmontowałeś klientowi. Na KPiR części są kosztem i podatek płacisz tylko od marży + robocizny.

Przykład: warsztat z przychodem 40 000 zł/mies.

Załóżmy: 22 000 zł to części (kupione za 18 000 zł netto), 18 000 zł robocizna. Koszty stałe (najem, media, leasing podnośnika): 6 000 zł.

Wariant ryczałt 8,5%: 40 000 × 8,5% = 3 400 zł podatku miesięcznie, od przychodu, koszty przepadają.

Wariant KPiR (skala 12%): dochód = 40 000 − 18 000 (części) − 6 000 (koszty stałe) = 16 000 zł. Podatek ≈ 16 000 × 12% = 1 920 zł (a po uwzględnieniu kwoty wolnej, mniej).

Różnica: ~1 500 zł miesięcznie na korzyść KPiR. Im większy udział części w obrocie, tym bardziej ryczałt przegrywa. Ryczałt wygrywa tylko w warsztatach „czysto usługowych" (diagnostyka, elektryka z minimalnym zużyciem materiałów).

Pułapka: części na osobnej pozycji faktury

Zanim policzysz, czy ryczałt się opłaca, sprawdź, jak fakturujesz. Dopóki części wchodzą w cenę naprawy i faktura mówi o jednej usłudze, wszystko jest w porządku. Kiedy wystawisz część jako odrębną pozycję sprzedaży towaru, wchodzisz w handel częściami i akcesoriami do pojazdów, a ten jest z ryczałtu wyłączony. Skutek nie jest kosmetyczny: to nie zmiana stawki z 8,5% na 3%, to utrata prawa do ryczałtu.

Dlatego przy warsztacie pytamy najpierw o wzór faktury, a potem liczymy podatek.

VAT, w warsztacie praktycznie obowiązkowy

Nawet poniżej limitu 240 tys. zł większość warsztatów rejestruje się do VAT dobrowolnie: odliczasz VAT od części, narzędzi i wyposażenia, a firmy przywożące auta służbowe i tak proszą o fakturę VAT. Do tego dochodzi VAT marża przy sprzedaży aut używanych, wymaga poprawnej dokumentacji nabycia, ale podatek płacisz tylko od marży.

Co robimy dla warsztatów

Prowadzimy KPiR z pełnym kosztowaniem, rejestry VAT z JPK_V7, amortyzację wyposażenia i rozliczenia VAT marża. Zanim podpiszesz umowę, liczymy oba warianty na Twoich rzeczywistych liczbach, szczegóły na stronie księgowość dla mechaników, a orientacyjne stawki dla warsztatu na KPiR i z VAT znajdziesz w zestawieniu ile kosztuje księgowość w Gorzowie.

Pytania i odpowiedzi

Warto też wiedzieć

Jaka stawka ryczałtu dla mechanika samochodowego?

Usługi naprawy pojazdów to na ryczałcie stawka 8,5%. Problem w tym, że ryczałt płaci się od przychodu bez odliczania kosztów części, dlatego dla większości warsztatów korzystniejsza jest KPiR.

Czy warsztat na ryczałcie może sprzedawać części osobno?

Tutaj jest pułapka. Jeżeli części wchodzą w cenę naprawy i faktura opisuje jedną usługę naprawy, ryczałt zostaje. Jeżeli wystawiasz je osobną pozycją jako sprzedaż części, organy podatkowe traktują to jako handel częściami i akcesoriami do pojazdów, a taka działalność jest z ryczałtu wyłączona. Nie chodzi więc o inną stawkę, chodzi o utratę prawa do tej formy opodatkowania.

Czy warsztat musi być vatowcem?

Obowiązkowo dopiero po przekroczeniu 240 tys. zł obrotu rocznie, ale w praktyce VAT opłaca się wcześniej: warsztat odlicza VAT od zakupu części i narzędzi, a klienci firmowi oczekują faktur VAT.